鍵無くしたとき

この春からマンションでひとり暮らしするんですが、知り合いで鍵をなくて業者呼んで鍵開けをしたところ管理会社とえらく揉めたと聞きました。多分、鍵壊して開けたからだと思いますが、、今後のためにこのあたりの注意点とか知っておきたいです。